Problemas documentais são a principal causa de negócios imobiliários desfeitos — ou pior, de compras concluídas que se transformam em anos de litígio. Penhoras ocultas, dívidas de IPTU, irregularidades de registro, ações judiciais envolvendo o vendedor: tudo isso existe e não aparece na visita ao imóvel.
A due diligence documental não é burocracia. É o filtro que separa uma boa compra de um problema patrimonial. Este checklist foi organizado em três blocos: documentos do imóvel, documentos do vendedor e documentos do comprador. Nenhum deve ser dispensado.
Um imóvel com documentação impecável vale mais do que um imóvel 10% mais barato com pendências jurídicas por resolver.
Bloco 1 — Documentos do Imóvel
Documentos do Imóvel
Matrícula Atualizada (menos de 30 dias)
Principal documento do imóvel. Contém o histórico completo de propriedade, ônus, penhoras, hipotecas e alienações fiduciárias. Emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis da comarca do imóvel. Exija matrícula com data inferior a 30 dias da negociação.
Certidão Negativa de Ônus Reais
Confirma que o imóvel não possui hipoteca, penhora ou qualquer encargo que impeça a transferência. Obtida no mesmo cartório da matrícula. Em alguns estados, já vem embutida na matrícula atualizada.
IPTU Quitado (últimos 5 anos)
Dívidas de IPTU acompanham o imóvel, não o vendedor. Você pode comprar o imóvel e herdar o débito. Solicite o extrato de débitos diretamente na prefeitura do município.
Declaração de Quitação de Condomínio
Emitida pelo síndico ou administradora. Confirma que não há débitos de condomínio em aberto. Dívidas de condomínio também acompanham o imóvel e podem ser cobradas do comprador.
Habite-se (imóveis novos ou reformados)
Documento emitido pela prefeitura que atesta que a construção foi concluída conforme o projeto aprovado. Sem habite-se, o imóvel pode ser considerado irregular para fins de financiamento bancário e registro.
Plantas e Memorial Descritivo
Confirme se a metragem real corresponde à metragem anunciada. Diferenças acima de 5% são relevantes. Em imóveis novos, o memorial descritivo define os materiais e acabamentos prometidos pela construtora.
Atenção: Em imóveis com financiamento ativo, verifique se há alienação fiduciária registrada na matrícula. O imóvel só poderá ser transferido após a quitação ou com anuência do banco credor.
Bloco 2 — Documentos do Vendedor
Documentos do Vendedor (Pessoa Física)
RG e CPF
Documentos básicos de identificação. Confirme que o nome no documento corresponde ao nome do proprietário registrado na matrícula do imóvel.
Certidão de Estado Civil Atualizada
Imóvel adquirido durante o casamento exige anuência do cônjuge para venda, independentemente do regime de bens. A certidão de casamento atualizada (menos de 90 dias) confirma a situação atual do vendedor.
Certidões Negativas Federais (Receita Federal e Justiça Federal)
Verificam se o vendedor possui débitos com a União ou processos na Justiça Federal. Obtidas gratuitamente nos sites da Receita Federal e do CNJ (CertidãoUnificada.jus.br).
Certidões Negativas Estaduais e Municipais
Verificam débitos com o estado e o município. Disponíveis nos portais das Secretarias de Fazenda estaduais e municipais. Em alguns estados, uma única consulta cobre ambos os níveis.
Certidão de Ações Cíveis e Protestos
Verifica se há ações judiciais em curso que possam comprometer o patrimônio do vendedor — e, consequentemente, a validade da venda. Obtida nos Tribunais de Justiça estaduais e nos cartórios de protesto.
Critério CII: Vendedores idôneos não resistem a fornecer certidões. Se houver resistência ou desculpas para não entregar algum documento, trate isso como sinal de alerta — não de inconveniência. O Guia CII 05 — Documentação Imobiliária detalha como interpretar cada certidão e o que fazer quando encontrar pendências.
Bloco 3 — Documentos do Comprador
Documentos do Comprador
RG, CPF e Comprovante de Residência
Documentação básica exigida em todas as transações imobiliárias e obrigatória para abertura do processo de financiamento.
Comprovante de Renda (3 últimos meses)
Holerites, extratos bancários ou declaração de Imposto de Renda. Exigidos pelo banco no processo de financiamento para comprovar capacidade de pagamento.
Certidão de Estado Civil
Em caso de casamento, ambos os cônjuges precisam assinar o contrato de compra. A certidão define o regime de bens, o que impacta a forma de registro do imóvel.
Extrato do FGTS (se aplicável)
Se planeja usar o FGTS, solicite o extrato atualizado e verifique se atende às condições de uso: mínimo de 3 anos de trabalho com carteira assinada, imóvel dentro dos limites do SFH, e ausência de outro imóvel em seu nome no município.
Para quem prefere seguir esse roteiro em um cronograma aplicável — semana a semana, do diagnóstico financeiro à assinatura do contrato — o método Do Zero ao Contrato Assinado (DZCA) organiza toda a jornada de compra em 12 semanas estruturadas.
Perguntas frequentes
Quais documentos são obrigatórios para comprar um imóvel?
Os documentos essenciais são: matrícula atualizada do imóvel (menos de 30 dias), certidões negativas do vendedor (federal, estadual e municipal), declaração de quitação de condomínio, IPTU quitado e documentos pessoais do vendedor.
Onde tirar a matrícula do imóvel?
A matrícula do imóvel é emitida pelo Cartório de Registro de Imóveis da comarca onde o imóvel está localizado. Pode ser solicitada presencialmente ou, em muitos cartórios, de forma online pelo portal e-Notariado.
O que é certidão negativa de ônus reais?
A certidão negativa de ônus reais confirma que o imóvel não possui hipoteca, penhora, alienação fiduciária ou qualquer outro encargo que possa impedir ou complicar a transferência de propriedade. É obtida no Cartório de Registro de Imóveis.
Fontes: Conselho Federal de Corretores de Imóveis (COFECI) · CNJ · Receita Federal do Brasil · CII — Critério Imobiliário Independente